LES 5 ENJEUX DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE DANS UNE ASSOCIATION

La rencontre annuelle du corps associatif : 5 raisons de la préparer soigneusement !

Veiller à la réussite d’un événement, cela va de soi. Pourtant, les enjeux et objectifs liés à l’assemblée générale d’une association sont particulièrement importants. Ce moment clef du projet collectif est organisé idéalement une fois par an, voire plus dans le cas de situations extraordinaires. Les adhérents et les bénévoles, grâce à ce rassemblement, renouvellent ainsi leur engagement.

1. Enjeu social : témoigner de la gratitude pour les projets accomplis

Si la loi ne prévoit pas l’obligation d’établir un rapport annuel, les associations ont pourtant un certain intérêt à rédiger et présenter un tel document. A l’occasion de l’assemblée générale, ce bilan permet de revenir plus facilement sur les accomplissements de l’année.

L’ensemble des membres adhérents est censé avoir accès à ce texte, même s’ils ne sont pas présents à l’événement annuel. En garantissant l’accès de tous ses bénévoles et/ou salariés à ces données, la gouvernance répond à un enjeu fondamental : assurer le même niveau d’informations pour tous. Le rapport annuel fait l’objet d’un vote d’approbation. Autrement dit, il permet de mesurer efficacement la confiance octroyée à la présidence et aux élus.

Surtout, le bilan offre l’occasion de remercier les bénévoles, équipes et salariés (dans le cas d’une association employeuse) pour tout le travail réalisé. En témoignant de la gratitude dans l’ambiance solennelle et sérieuse d’une assemblée générale, les élus renforcent le sentiment d’appartenance et l’envie d’aller plus loin.

2. Enjeu stratégique : préparer l’avenir par la co-construction des projets

Grâce au rapport annuel présenté à l’assemblée générale, les volontaires et engagés améliorent leur niveau de connaissance de l’association. Ils peuvent, plus particulièrement, prendre conscience des réussites mais aussi des difficultés rencontrées tout au long de l’année.

Sur cette base d’informations, tous les ingrédients sont réunis pour permettre un partage des idées et des solutions pour l’avenir. De la gestion administrative et pratique au développement de nouveaux axes d’activités, en passant par des objectifs liés aux compétitions, tous les sujets méritent attention.

Par exemple, les associations profitent généralement des assemblées générales pour procéder à des modifications statutaires préparées longtemps (et collectivement) à l’avance. Cet événement annuel peut aussi poser les bases de projets d’envergure comme la création d’un centre de formation des jeunes sportifs.

Afin de répondre à cet enjeu, la gouvernance doit établir un ordre du jour précis mentionnant les différentes propositions qui seront abordées.

3. Enjeu démocratique : appuyer la légitimité des élus et des actions

L’assemblée générale s’appuie sur la mécanique du vote pour valider les projets à venir, le bilan et pour l’élection du bureau et du conseil d’administration (le cas échéant). Pour autant, il ne suffit pas à garantir l’aspect démocratique et à fidéliser les adhérents d’une association.

La façon de prendre des décisions dans un tel projet collectif influence la relation entre les élus et les autres bénévoles. En s’appuyant sur un mode délibératif continu, une association renforce la légitimité de ses actions. Par exemple, chaque instance (du bureau à l’assemblée générale) peut chercher à impliquer l’ensemble des membres dans une prise de décision. Si personne ne demande son avis au corps associatif tout au long de l’année, excepté lors de l’événement annuel, alors ce dernier risque de devenir un défouloir. La légitimité du bureau menace alors d’en pâtir.

Ce moment de grand rassemblement doit assurer une élection efficace. Durant la crise sanitaire, certaines associations ont choisi de recourir à un prestataire pour mettre en place une solution numérique de participation collective. Là aussi, l’enjeu est d’éviter toute remise en cause grâce à une concertation réussie.

4. Enjeu de cohésion : rassembler grâce à l’assemblée générale d’une association

Même si d’autres réunions nourrissent le sentiment d’émulation dans une association, celle-ci peut placer l’assemblée générale au cœur de sa stratégie de cohésion.

Les anciens et les nouveaux membres qui assistent à cet évènement profitent d’un moment à la fois divertissant, informatif, et de partage. Pour fidéliser les adhérents et nourrir le lien qui existe entre les bénévoles, l’équipe chargée de la préparation doit prévoir des moments libres ou des activités tournées vers l’interaction. Pour construire un équilibre entre la partie plus formelle et solennelle liée aux élections et les moments plus conviviaux, l’organisation doit faire preuve de rigueur.

Cette seule et unique raison suffit à justifier l’importance de ces rencontres annuelles, dont la préparation ne peut pas être négligée. La crise sanitaire a obligé les associations à reporter ces événements majeurs, impactant ainsi le sentiment d’appartenance et le lien social. D’autant plus parce que ces moments forts constituent une occasion rêvée de revenir aux fondamentaux. Pour une structure comme le NSJTT, une assemblée générale peut se tenir sous le signe des valeurs du sport et du collectif.

5. Enjeu de crédibilité : un gage d’efficacité et de sérieux pour le groupe

Préparer et rédiger les convocations, assurer la logistique, répartir les différentes prises de parole… L’équipe chargée de l’organisation d’une assemblée générale d’une association veille à un grand nombre de détails importants. Postérieurement à la journée dédiée, il faut aussi prévoir l’élaboration et la diffusion d’un compte-rendu, en plus de mettre en place les actions votées.

Toutes ces différentes phases nourrissent un enjeu crucial. En proposant à ses adhérents une réunion annuelle encadrée, organisée et conviviale, l’association fait preuve de sérieux. Elle renvoie l’image d’une structure crédible aux yeux de ses membres. On a plus facilement envie de s’investir dans un projet bien construit et intelligible, et l’efficacité d’une assemblée générale favorise aussi l’envie de contribuer et d’apporter des idées.

Pour réussir cet événement, différentes méthodes existent. Globalement, la réussite vient de l’anticipation. Une telle réunion se prépare le plus en amont possible, et les tâches doivent être intelligemment réparties entre les membres en charge de sa préparation.

Le jour J, un déroulé doit idéalement guider les différentes interventions, en prévoyant à quel moment précis auront lieu les prises de paroles et les éventuelles activités. Le respect des horaires assure un gain de crédibilité. Si une projection (de type PowerPoint) doit être faite, les slides devraient être validées par les intervenants concernés.

Sources

Helloasso 2018
Cairn – L’extension management review 2007
L’Expert-Comptable 2022